Politique de confidentialité

Version du 2 novembre 2026

Izypaper accompagne les entreprises, les organismes et les particuliers dans leurs démarches administratives, notamment en matière d’immigration et de droit au travail. Cette politique vous explique quelles données nous utilisons pour ces services, avec qui nous les partageons, combien de temps nous les conservons et comment exercer vos droits.

1. Services et personnes concernés

Cette politique s’applique à nos sites izypaper.fr et izypaper.com, au portail entreprise.izypaper.com et aux prestations qui leur sont associées, qu’elles soient réalisées en ligne, par téléphone, en visioconférence ou par courriel.

Elle couvre les abonnements à la plateforme, le suivi des titres et des échéances du droit au travail, les alertes, la constitution de dossiers, la génération de documents, les formalités administratives, les rendez-vous avec les formalistes et les mises en relation avec des partenaires. Elle concerne également les visiteurs, les utilisateurs de simulateurs, les prospects et les personnes qui nous contactent.

Elle s’adresse aux clients et utilisateurs, aux interlocuteurs des entreprises et organismes, aux salariés et autres personnes accompagnées, ainsi qu’à leurs proches lorsque la démarche les concerne. Les services présentant des traitements spécifiques sont accompagnés d’informations complémentaires.

1.1 Lien avec les CGU et les CGV

Cette politique complète les Conditions générales d’utilisation (CGU) et les Conditions générales de vente (CGV) d’Izypaper. Les CGU organisent l’utilisation des espaces et les CGV définissent les prestations et leurs conditions commerciales. La présente politique décrit l’utilisation de vos données personnelles et les droits dont vous disposez.

2. Qui utilise vos données

Izypaper est une société par actions simplifiée immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 893 726 513, dont le siège est situé au 15 rue des Halles, 75001 Paris, France.

Pour toute question relative à vos données, vous pouvez nous écrire à contact@izypaper.com ou à notre adresse postale, en précisant « Protection des données ».

2.1 Services et gestion de la relation client

Nous sommes responsables du traitement des données utilisées pour gérer nos sites, nos contacts, les commandes, les paiements, la facturation, l’assistance et nos communications. Lorsque vous commandez directement un accompagnement à titre personnel, nous sommes également responsables du traitement nécessaire à cette prestation.

2.2 Dossiers confiés par une entreprise ou un organisme

Lorsque votre entreprise ou un organisme nous confie le traitement d’un dossier pour son compte, il détermine les objectifs du traitement et les personnes autorisées à y accéder. Izypaper intervient alors comme sous-traitant, sur ses instructions. Les clauses de protection des données du contrat précisent le périmètre de notre intervention et les obligations de chacun. Nous restons responsables des traitements liés à notre propre gestion, notamment la facturation.

3. Quelles données nous recueillons

Les informations recueillies dépendent du service utilisé et de votre démarche. Nous demandons les éléments nécessaires à son traitement ; toutes les catégories ci-dessous ne sont donc pas requises pour chaque dossier.

3.1 Origine des données

Vous nous communiquez vos données directement ou par l’intermédiaire d’un représentant. Nous pouvons aussi les recevoir de votre employeur, de l’organisme qui vous accompagne ou des intervenants autorisés dans votre démarche. Les informations techniques sont recueillies lors de l’utilisation de nos services.

Pour nos échanges professionnels, certaines coordonnées proviennent d’une recommandation, d’un événement, d’un annuaire ou d’une source professionnelle publique. Lorsque nous vous contactons à partir d’une autre source, nous vous indiquons leur provenance et vous donnons accès à cette politique, au plus tard au premier contact ou dans le délai légal d’un mois, sauf exception prévue par la réglementation.

Les informations indispensables sont signalées dans le formulaire ou dans la liste des pièces nécessaires à votre dossier. Si vous ne les fournissez pas, nous pouvons ne pas être en mesure de répondre à votre demande ou de réaliser la prestation concernée.

3.2 Données des proches et informations particulières

Une démarche familiale peut nécessiter des informations sur votre conjoint ou vos enfants. Nous les utilisons uniquement pour cette démarche, en tenant compte de la qualité du représentant et des droits de chaque personne. Les informations concernant les mineurs sont communiquées à leur représentant légal et, lorsque cela est approprié, au mineur dans des termes adaptés.

Si une procédure nécessite une donnée de santé ou une autre donnée spécialement protégée, nous vous précisons la raison de cette collecte et son fondement particulier. Nous recueillons votre consentement explicite lorsque ce fondement est applicable. Les données relatives aux condamnations pénales ne sont traitées que dans les cas autorisés par la loi. Évitez de joindre des informations sans rapport avec votre démarche.

4. À quoi servent vos données

Voici les usages de vos données et leur fondement, appelé « base légale », au regard du règlement général sur la protection des données (RGPD).

Nos intérêts légitimes sont appréciés au regard de vos droits et de vos attentes raisonnables. Vous pouvez vous opposer à ces traitements dans les conditions de l’article 14.

4.1 Vos choix de communication

Pour les particuliers, nos communications commerciales électroniques reposent sur le consentement, sauf exception légale, notamment pour des services analogues déjà achetés. Pour les professionnels, elles portent sur des services en rapport avec leur activité. Vous pouvez vous désinscrire à tout moment depuis les messages ou à contact@izypaper.com.

Les messages nécessaires au service restent distincts des communications commerciales. L’acceptation des CGU et des CGV ne vaut pas consentement général à la prospection.

5. Comptes et accès aux dossiers

Les droits d’accès au portail tiennent compte du rôle de l’utilisateur, de son entreprise, de ses établissements et des dossiers qui lui sont attribués. Ils distinguent notamment les fonctions RH, les responsables d’établissement, les managers, les personnes accompagnées et les formalistes ou experts chargés du suivi.

L’accès à un dossier est limité au périmètre autorisé. Un employeur qui finance une prestation n’accède pas automatiquement à l’ensemble des informations personnelles ou familiales du bénéficiaire. Les informations utiles au suivi RH sont distinguées des échanges réservés à l’accompagnement du dossier.

Dans le portail Entreprises, le nom, le prénom et les coordonnées du salarié sont masqués dans la vue des formalistes tant que le salarié n’a pas accepté la présente politique dans son espace. Le dossier est alors présenté sous une référence, avec les informations nécessaires au suivi dans le périmètre autorisé. Cette étape encadre l’accès nominatif ; les bases légales des traitements restent celles indiquées à l’article 4.

Vous pouvez faire corriger vos coordonnées et signaler un accès suspect à contact@izypaper.com. Les utilisateurs professionnels peuvent également s’adresser à l’administrateur désigné dans leur organisation pour les questions d’habilitation.

Vous pouvez demander un export selon les conditions du service. Les CGV prévoient une demande dans les 30 jours suivant la résiliation ; ce délai contractuel ne réduit pas vos droits d’accès et de portabilité prévus par le RGPD.

6. Commandes et paiements

Nous utilisons les données de commande pour gérer votre abonnement, votre prestation ponctuelle ou votre rendez-vous, suivre le règlement et traiter les demandes de modification, d’annulation ou de résiliation.

Les paiements par l’intermédiaire de Stripe sont traités dans son interface. Izypaper reçoit les informations utiles au suivi du règlement, telles que la référence de transaction et son statut. En cas de virement, les établissements bancaires traitent les données nécessaires à l’opération. Ces prestataires réalisent également certains traitements pour leurs propres obligations, notamment la prévention de la fraude.

7. Formalités et rendez vous

Nos formalistes utilisent vos documents et nos échanges pour comprendre la demande, préparer les formalités, suivre leur avancement et vous communiquer les informations utiles. Les mêmes règles de confidentialité s’appliquent aux prestations réalisées sur la plateforme et aux échanges par téléphone, visioconférence ou courriel.

Pour un dépôt ou un suivi administratif, nous transmettons les informations nécessaires aux autorités compétentes, notamment aux préfectures et aux services de l’ANEF, dans le cadre du mandat ou des instructions applicables. Ces autorités traitent ensuite les données au titre de leurs propres missions.

Un éventuel enregistrement ou une transcription de rendez-vous fait l’objet d’une information spécifique préalable sur son usage et sa conservation, ainsi que d’un recueil de consentement lorsque celui-ci est requis.

8. Simulateurs et outils automatisés

Nos simulateurs utilisent vos réponses pour fournir une estimation ou une orientation. Lorsque vous demandez à être contacté, vos coordonnées et votre besoin peuvent être associés au résultat de la simulation, par exemple une voie envisagée, un régime ou un montant, puis transmis par nos formulaires et outils de relation client pour traiter la demande. Les prestataires concernés sont présentés à l’article 9.

Les résultats des simulateurs et les alertes d’échéance constituent des aides au suivi. Ils ne décident pas de l’issue d’une demande administrative. Dans les services décrits ici, nous ne prenons pas de décision produisant des effets juridiques ou comparables sur vous sur le seul fondement d’un traitement automatisé.

Dans le portail Entreprises, deux modes de préparation du parcours sont proposés : « Juriste uniquement », sans transmission à une IA externe, ou « IA puis validation du juriste ». L’option IA utilise Google Gemini API pour préparer un brouillon privé, réservé aux formalistes autorisés. Elle nécessite l’autorisation d’un administrateur habilité de l’entreprise, compatible avec ses engagements, puis un choix explicite pour chaque dossier. L’accord du salarié prévu pour l’accès à son dossier doit être enregistré. Seuls la nationalité, le type de titre de séjour, sa date d’expiration, le type de contrat et le salaire renseignés sont transmis ; les noms, coordonnées, fichiers et messages ne sont pas envoyés par ce parcours. Ces informations restent des données personnelles. Le juriste vérifie et, si nécessaire, corrige le brouillon avant de confirmer sa publication. Le choix, sa date et la version de l’information présentée sont enregistrés. Les entreprises dont les engagements excluent l’IA externe conservent le parcours juriste uniquement.

9. Avec qui nous partageons vos données

9.1 Personnes et organismes destinataires

Tous nos intervenants chargés de vos démarches, internes comme externes, sont basés en France et tenus à la confidentialité. Leurs accès sont limités aux besoins de leur mission. Les utilisateurs de votre organisation accèdent aux dossiers dans leur périmètre autorisé ; les administrations reçoivent les éléments nécessaires aux démarches.

À votre demande, nous transmettons les informations utiles à un partenaire indépendant : avocat, expert-comptable, organisme de formation ou traducteur assermenté, par exemple. Sa politique de confidentialité s’applique à sa prestation et aux pièces que vous lui adressez.

Nos conseils, assureurs et les autorités compétentes reçoivent les informations justifiées par une obligation légale, une réclamation ou la défense de nos droits. Nous ne commercialisons pas vos dossiers administratifs.

9.2 Prestataires utilisés pour nos services

Chaque prestataire reçoit les données utiles au service concerné. Les outils commerciaux ne reçoivent pas, du seul fait de leur utilisation, l’ensemble de vos pièces administratives. Pour la préparation facultative du parcours par IA, Google Gemini API reçoit uniquement les données énumérées à l’article 8 ; ce service n’est sollicité qu’après les autorisations et le choix qui y sont décrits.

10. Où vos données sont traitées

L’accompagnement de vos démarches est réalisé depuis la France. Les données et documents du portail Entreprises sont hébergés auprès de Supabase dans la région de Paris. Le site principal utilise Webflow et l’interface du portail est hébergée par Vercel.

Certains de nos prestataires et de leurs sous-traitants traitent des données en dehors de l’Espace économique européen, notamment aux États-Unis. Cela peut également concerner Google Gemini API lorsque l’option de préparation par IA est choisie : le lieu de traitement de cette option n’est pas limité à la région de Paris utilisée pour la base du portail. Les garanties applicables aux transferts figurent dans les conditions de protection des données des prestataires : clauses contractuelles types de la Commission européenne ou décision d’adéquation lorsqu’elle couvre effectivement le destinataire et le transfert.

Ces garanties visent à maintenir la protection des données lors de leur transfert. Vous pouvez nous demander des informations sur les destinataires concernés et obtenir une copie des garanties applicables à contact@izypaper.com, sous réserve des informations confidentielles à protéger.

11. Combien de temps nous conservons vos données

Les durées dépendent de l’usage des données. Nous distinguons les informations nécessaires au service, les documents soumis à une obligation légale et les éléments conservés pour établir une preuve.

Les pièces comptables et les preuves conservées plus longtemps restent limitées aux éléments nécessaires, avec un accès restreint. Elles ne justifient pas la conservation de l’ensemble des documents de votre dossier. Un litige ou une obligation particulière peut prolonger la conservation des seuls éléments concernés.

12. Comment nous protégeons vos données

Nous utilisons des mesures de sécurité adaptées aux données et aux services : échanges chiffrés par HTTPS, authentification des utilisateurs, gestion des droits par rôle et périmètre, stockage privé des pièces du portail et vérification des autorisations d’accès côté serveur.

L’authentification multifacteur renforce l’accès des profils professionnels concernés. Les opérations importantes du portail font l’objet de traces de sécurité. Les sauvegardes de la base et des fichiers servent à la récupération des données en cas d’incident.

Les accès aux dossiers sont réservés aux personnes qui en ont besoin pour leur mission et sont soumis à des obligations de confidentialité. Nous adaptons les mesures de protection à l’évolution du service et aux risques identifiés.

En cas de violation de données traitées pour une organisation, nous l’informons sans retard injustifié. Pour les traitements dont nous sommes responsables, nous informons la CNIL lorsque le risque le justifie, si possible dans les 72 heures après en avoir pris connaissance. Nous avertissons également les personnes concernées lorsqu’un risque élevé pour leurs droits l’exige.

13. Cookies et autres traceurs

Nos sites et espaces utilisent des cookies ou des technologies similaires pour certaines fonctions. Il s’agit de petits fichiers ou d’informations enregistrés dans votre navigateur. Des identifiants et événements de navigation peuvent également être transmis aux prestataires des outils intégrés.

13.1 Fonctionnement des services

L’authentification et certaines préférences utilisent un stockage dans le navigateur. Le site principal enregistre notamment la langue choisie. Les éléments strictement nécessaires à une fonction que vous demandez bénéficient de l’exemption de consentement prévue par la réglementation.

13.2 Audience et suivi des interactions

Le site vitrine intègre Google Analytics, Google Ads et Google Tag Manager pour la mesure de fréquentation et la gestion des balises, ainsi que des outils HubSpot, Brevo, Lemlist, Intercom et Albacross liés à la relation client et au suivi des interactions. Ils peuvent utiliser des identifiants, l’adresse IP, des informations sur le navigateur, les pages consultées et les actions réalisées. Ces outils de suivi ne sont pas intégrés au portail Entreprises.

Pour les traceurs soumis au consentement, celui-ci est le fondement de leur utilisation. Ce choix est indépendant de l’acceptation des CGU et des CGV. Vous avez le droit de refuser ces traceurs et de retirer un consentement donné.

Vous pouvez supprimer les cookies et régler leur acceptation dans votre navigateur. La suppression ou le blocage des éléments nécessaires à la connexion peut affecter le fonctionnement de votre espace. Pour toute demande relative aux traceurs utilisés sur nos sites, écrivez à contact@izypaper.com.

Vous pouvez consulter les informations des prestataires sur les technologies utilisées et les moyens de contrôle :

Google Analytics Informations sur les cookies

HubSpot Cookies déposés dans le navigateur

Brevo Informations sur le traceur

14. Quels sont vos droits

Dans les conditions prévues par le RGPD et la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants :

14.1 Exercer vos droits

Écrivez à contact@izypaper.com ou à Izypaper SAS, Protection des données, 15 rue des Halles, 75001 Paris. L’exercice de vos droits est en principe gratuit. En cas de doute raisonnable sur votre identité, nous pouvons demander les informations complémentaires nécessaires pour la vérifier ; une pièce d’identité n’est pas exigée systématiquement.

Lorsqu’une entreprise ou un organisme est responsable du traitement de votre dossier, vous pouvez contacter son référent ou nous écrire. Nous lui transmettons les demandes qui relèvent de sa responsabilité et l’assistons pour les opérations effectuées pour son compte.

Nous répondons dans un délai d’un mois aux demandes relevant de notre responsabilité. Ce délai peut être prolongé de deux mois selon la complexité ou le nombre de demandes ; nous vous en expliquons les raisons dans le premier mois. En cas de refus, nous précisons les motifs et les recours possibles.

14.2 Saisir la CNIL

Vous pouvez adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés sur www.cnil.fr ou par courrier à la CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07. Vous pouvez nous contacter au préalable pour rechercher une solution, sans que cela soit une condition pour saisir la CNIL.

15. Mises à jour de cette politique

La date en tête du document indique sa dernière mise à jour. Nous vous informons des modifications importantes concernant l’utilisation de vos données et recueillons un nouveau consentement lorsque le changement le nécessite.