CGU — Conditions Générales d'Utilisation

Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (ci-après « CGU ») régissent l'accès et l'utilisation de la plateforme SaaS Izypaper Entreprises (ci-après « la Plateforme »), éditée par Izypaper SAS (ci-après « Izypaper »).

La Plateforme est un outil de gestion administrative destiné aux entreprises françaises employant des salariés étrangers. Elle permet notamment le suivi des titres de séjour et droits au travail, l'envoi d'alertes de conformité, la réalisation de formalités administratives d'immigration, et la gestion documentaire associée. Certaines opérations peuvent être conduites en dehors de la Plateforme (contacts avec l'administration, accompagnement de démarches ponctuelles, etc.) et font l'objet d'une facturation distincte selon l'article 3 des CGV. Les présentes CGU s'appliquent y compris le Préambule ci-dessus, que l'utilisateur déclare avoir lu et accepté.

L'accès à la Plateforme vaut acceptation sans réserve des présentes CGU. Si vous n'acceptez pas ces conditions, vous devez cesser d'utiliser la Plateforme immédiatement.

3.1Création de compte

L'accès à la Plateforme est réservé aux professionnels (entreprises, responsables RH, formalistes). La création d'un compte nécessite la fourniture d'informations exactes et à jour.

3.2Rôles utilisateurs

La Plateforme distingue plusieurs profils :

• Administrateur RH : accès complet aux données RH de l'entreprise cliente ;
• Responsable RH : accès limité aux établissements qui lui sont assignés ;
• Manager : accès en lecture seule aux salariés de son périmètre ;
• Salarié : accès à sa seule fiche personnelle via son espace dédié ;
• Formaliste / Expert : accès aux dossiers de procédure qui lui sont confiés.

3.3Sécurité des accès

L'utilisateur est seul responsable de la confidentialité de ses identifiants. En cas de compromission suspectée, il doit en informer Izypaper sans délai à contact@izypaper.com. L'activation de l'authentification à deux facteurs (MFA) est fortement recommandée.

3.4Sessions

Pour des raisons de sécurité, les sessions sont automatiquement déconnectées après 30 minutes d'inactivité.

3.5Utilisation hors Plateforme

Izypaper peut être amené à réaliser certaines opérations en dehors de la Plateforme (contacts directs avec l'administration, accompagnement de démarches ponctuelles, etc.). Ces prestations font l'objet d'une facturation distincte conformément à l'article 3 des CGV et sont soumises aux mêmes règles de confidentialité et de protection des données.

4.1Usage autorisé

La Plateforme est mise à disposition exclusivement pour la gestion administrative des salariés étrangers de l'entreprise cliente. Toute utilisation à des fins contraires à la loi, frauduleuses ou portant atteinte aux droits de tiers est strictement interdite.

4.2Obligations de l'utilisateur

L'utilisateur s'engage à :

• Renseigner des informations exactes et les tenir à jour ;
• Ne pas introduire de données malveillantes (virus, scripts malicieux) ;
• Respecter les droits des salariés dont les données sont saisies (information préalable, base légale du traitement) ;
• Ne pas tenter de contourner les mesures de sécurité de la Plateforme ;
• Ne pas revendre, sous-licencier ou transférer son accès à des tiers.

4.3Données saisies

L'utilisateur est seul responsable de la légalité et de l'exactitude des données qu'il saisit (identités, types de titres, dates d'expiration, salaires, etc.). Izypaper n'effectue aucun contrôle sur le fond de ces données.

5.1Qualification des rôles

Dans le cadre du RGPD, l'entreprise cliente agit en qualité de responsable de traitement pour les données personnelles de ses salariés. Izypaper agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD.

5.2Données traitées

Les données traitées via la Plateforme comprennent notamment : identités, coordonnées, nationalités, types et dates d'expiration de titre de séjour, données salariales (optionnelles), et données de connexion (logs de sécurité).

5.3Obligations de l'entreprise cliente

L'entreprise cliente s'engage à :

• Informer ses salariés du traitement de leurs données via la Plateforme ;
• Disposer d'une base légale valable pour chaque traitement (obligation légale, intérêt légitime, consentement) ;
• Conclure le Contrat de Sous-Traitance de Données (DPA) disponible sur demande à contact@izypaper.com.

5.4Cas du salarié client direct

Lorsqu'un salarié étranger fait appel directement aux services d'Izypaper sans passer par son employeur, il agit en qualité de responsable de traitement pour ses propres données. Izypaper traite ces données sur instruction du salarié et dans le cadre de l'exécution de la prestation commandée.

5.5Hébergement et transferts

Les données sont stockées sur des serveurs situés dans l'Union européenne (AWS Paris). Les services tiers utilisés font l'objet de clauses contractuelles types conformes au RGPD.

5.6Contacts

Pour toute question relative aux données personnelles (RGPD, DPA, droits des personnes, sécurité) : contact@izypaper.com

5.7Durée de conservation

Les données personnelles sont conservées pendant toute la durée du contrat, puis supprimées ou rendues anonymes dans un délai maximum de 90 jours suivant la résiliation, sauf obligation légale de conservation plus longue.

Izypaper s'efforce d'assurer la disponibilité de la Plateforme 24h/24 et 7j/7. Des interruptions pour maintenance peuvent survenir, de préférence en dehors des heures ouvrées. Izypaper ne saurait être tenu responsable des interruptions dues à des causes extérieures (pannes réseau, défaillances des hébergeurs, cas de force majeure).

7.1Périmètre de la Plateforme

Izypaper est un outil de suivi et de gestion administrative. Il fournit des informations générales sur les procédures d'immigration et réalise des formalités administratives, sans garantie de résultat quant à l'issue des démarches auprès des autorités compétentes. L'appréciation de la situation individuelle de chaque salarié étranger relève de la responsabilité exclusive de l'entreprise cliente.

7.2Exclusions

Izypaper ne saurait être tenu responsable des préjudices résultant : d'informations erronées saisies par l'utilisateur, d'un défaut d'anticipation du renouvellement d'un titre de séjour, d'une décision administrative défavorable, ou d'une interruption temporaire du service.

7.3Échanges avec les formalistes

Les échanges réalisés par téléphone ou visioconférence avec des formalistes Izypaper constituent un accompagnement pratique sur les procédures et formalités d'immigration administrative. Les formalistes y fournissent des informations générales sur les démarches applicables et orientent l'utilisateur dans la constitution de ses dossiers administratifs. L'utilisateur demeure seul responsable des décisions qu'il prend à l'issue de ces échanges.

7.4Mise en relation avec des Partenaires tiers

Izypaper intervient en qualité de simple intermédiaire de mise en relation avec des prestataires partenaires indépendants (avocats, experts-comptables, organismes de formation, traducteurs assermentés, etc.). La prestation fournie par un Partenaire est réalisée sous sa seule responsabilité, dans le cadre d'une relation contractuelle directe entre le Partenaire et l'utilisateur. Izypaper ne saurait être tenu responsable de la qualité, du résultat ou de la conformité de la prestation d'un Partenaire, ni du traitement des données personnelles que ce dernier effectue en propre.

7.5Plafond de responsabilité

La responsabilité d'Izypaper ne peut en tout état de cause excéder les sommes effectivement perçues par Izypaper au titre du contrat au cours des 12 derniers mois précédant le fait générateur. Cette limite s'applique à l'ensemble des prestations (abonnement, prestations ponctuelles, consultations), à l'exclusion des mises en relation avec des Partenaires pour lesquelles la responsabilité d'Izypaper est totalement exclue.

La Plateforme, ses interfaces, algorithmes, bases de données et toute documentation associée sont la propriété exclusive d'Izypaper SAS. L'accès à la Plateforme ne confère à l'utilisateur aucun droit de propriété. Toute reproduction, modification, extraction ou réutilisation, même partielle, est interdite sans accord écrit préalable.

Izypaper se réserve le droit de suspendre ou résilier l'accès d'un utilisateur en cas de violation des présentes CGU, sans préavis ni remboursement, et sans préjudice de tout recours en dommages et intérêts.

Izypaper se réserve le droit de modifier les présentes CGU à tout moment. Les utilisateurs seront informés par email ou via une notification dans l'application. La poursuite de l'utilisation de la Plateforme après notification vaut acceptation des nouvelles CGU.

Les présentes CGU sont régies par le droit français. En cas de litige, une solution amiable sera recherchée préalablement à tout recours contentieux. À défaut, le Tribunal de Commerce de Paris sera seul compétent.