Checklist onboarding salarié étranger.

À quoi sert cette checklist.

L'intégration d'un salarié étranger ne se limite pas aux formalités administratives. Elle conditionne la réussite du recrutement, le maintien de la régularité du droit au travail et la qualité de la relation employeur-salarié. Cette checklist couvre les trois phases : avant l'arrivée, premier jour et premier mois, intégration durable.

Phase 1 — Avant l'arrivée (J-60 à J-1).

• Vérifier le type de titre et son adéquation avec le poste (Passeport-Talent, salarié, etc.).
• Procéder à la vérification dématérialisée du titre via le téléservice préfecture (art. R. 5221-41 CT). Au moins 2 jours ouvrables avant l'embauche. Conserver l'accusé daté.
• Réaliser la DPAE auprès de l'URSSAF dans les 8 jours précédant l'embauche.
• Signer le contrat de travail en français, daté et signé par les deux parties.

• Accompagner la recherche de logement (résidence temporaire, agence partenaire, garantie Visale).
• Vérifier la prise en charge éventuelle du déménagement et des billets d'avion.
• Anticiper le rendez-vous OFII pour les titulaires d'un visa long séjour valant titre (VLS-TS).

Phase 2 — Arrivée et premier mois (J+0 à J+30).

• Accueillir le salarié et remettre le livret d'accueil (français + traduction si besoin).
• Présenter l'équipe, le manager direct et le mentor/buddy désigné.
• Faire signer les documents complémentaires : règlement intérieur, charte informatique, mutuelle, prévoyance.
• Vérifier que l'inscription à la médecine du travail est lancée (visite d'information dans les 3 mois).

• Validation du VLS-TS (le cas échéant) auprès de l'OFII dans les 3 mois suivant l'arrivée. Démarche dématérialisée via le site administration-etrangers-en-france.interieur.gouv.fr. Sans validation, le visa devient caduc et le séjour irrégulier.
• Demande de numéro de sécurité sociale définitif à l'Assurance Maladie (CPAM du lieu de résidence). Délai usuel : 2 à 4 mois. En attendant, un numéro provisoire permet l'accès aux soins.
• Ouverture d'un compte bancaire français — accompagner par une lettre de l'employeur si nécessaire. Droit au compte (Banque de France) si refus de plusieurs banques.
• Affiliation à la mutuelle d'entreprise (formulaires + RIB).

• Définir avec le manager les objectifs des 30/60/90 premiers jours.
• Programmer les formations obligatoires (sécurité, conformité, RGPD) et métiers.
• Mettre en place un point hebdomadaire avec le manager + un point bi-mensuel avec les RH le premier mois.

Phase 3 — Intégration durable (J+30 à J+90 et au-delà).

• Entretien RH formel : ressenti, intégration, difficultés administratives, besoins d'accompagnement.
• Validation de la complétude du dossier administratif : DPAE, contrat, titre, accusé R. 5221-41, médecine du travail.
• Vérification du démarrage effectif des démarches sécurité sociale et compte bancaire.

• Entretien d'évaluation de fin de période d'essai — bilan partagé avec le manager.
• Confirmation de la validation du VLS-TS auprès de l'OFII (si applicable).
• Inscription au tableau de bord des renouvellements de titre — alerte 90 jours avant expiration.
• Le cas échéant, lancement anticipé de la demande de titre pluriannuel (Passeport-Talent 4 ans).

• Entretien d'intégration à 6 mois — élargissement du périmètre, projet de carrière, formation.
• Point sur la famille : titre Passeport-Talent famille du conjoint, scolarisation des enfants.
• Anticipation des étapes suivantes : renouvellement de titre, carte de résident à 5 ans, naturalisation.

Récapitulatif des jalons.

Pour aller plus loin

Cette checklist se combine avec les autres modèles Izypaper :

• Registre des salariés étrangers — fichier Excel maître, mis à jour à chaque embauche.
• Tableau de bord renouvellements — alertes J-90/60/30 automatisées.
• Suivi audit trail — journal horodaté des vérifications téléservice et OFII.
• Checklist URSSAF — 11 pièces — ce qu'il faudra présenter en cas de contrôle.