Contrôle URSSAF : les 11 pièces à présenter.

Pourquoi cette checklist.

Lors d'un contrôle URSSAF ou d'une inspection conjointe avec la DDETS, l'employeur doit pouvoir présenter sans délai les preuves de la régularité d'emploi de ses salariés étrangers. L'absence d'un seul document expose à des sanctions financières lourdes et, en cas de récidive, à une fermeture administrative.

Cette checklist liste les onze pièces incontournables à conserver pour chaque salarié étranger, classées par ordre de demande lors d'un contrôle. Elle intègre les évolutions de la loi du 26 janvier 2024 (loi « Darmanin ») et de ses décrets d'application, notamment l'obligation de vérification dématérialisée du titre de séjour via le téléservice de la préfecture.

Risques en cas de manquement

Cadre légal de référence 2026

Les onze pièces à présenter.

Cocher chaque case à mesure que la pièce est constituée et archivée. Conservation conseillée : 5 ans minimum après le départ du salarié.

• 1. Copie recto-verso du titre de séjour en cours de validité Copie lisible, couleur, recto-verso obligatoire — y compris pour les visas long séjour valant titre (VLS-TS). À renouveler à chaque renouvellement du titre. Pour les récépissés et autorisations provisoires de séjour, même exigence.
• 2. Accusé de réception du téléservice de vérification préfecture Accusé daté et numéroté délivré par l'administration suite à la saisine du téléservice (art. R. 5221-41 CT). Vérification à effectuer au moins 2 jours ouvrables avant la date d'embauche. Conserver l'horodatage et l'identifiant de la requête.
• 3. Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) DPAE transmise à l'URSSAF dans les 8 jours précédant l'embauche, avec accusé de réception électronique. Doit contenir le numéro de sécurité sociale provisoire ou définitif. Conservation papier ou électronique.
• 4. Contrat de travail écrit et signé Contrat en langue française (loi n° 94-665 du 4 août 1994), précisant l'emploi, la qualification, la rémunération, le lieu et la durée de travail. Pour les titres « Passeport Talent — salarié qualifié », la rémunération doit atteindre au moins 1,8 fois le SMIC annuel brut (43 243 € en 2026). Pour le « salarié en mission », ancienneté minimale de 3 mois exigée.
• 5. Registre unique du personnel Tenu sur tous les sites où travaillent des salariés (art. L. 1221-13 CT). Mentions spécifiques étrangers : type et numéro de titre, date de fin de validité (art. D. 1221-23 CT). Doit être présenté immédiatement aux agents de contrôle. Tenue électronique acceptée si lecture directe possible.
• 6. Bulletins de paie Bulletins archivés pour toute la durée d'emploi, mentions obligatoires à jour (numéro de sécurité sociale, qualification, durée du travail). Conservation pendant 5 ans pour l'employeur (art. L. 3243-4 CT). Versions dématérialisées acceptées à condition d'être accessibles.

• 7. Déclaration sociale nominative (DSN) DSN mensuelles transmises à net-entreprises.fr, accusés de dépôt conservés. Permettent de tracer la déclaration des cotisations sociales et l'effectivité de l'emploi.
• 8. Attestations URSSAF de vigilance (pour les sous-traitants) Pour tout contrat de sous-traitance ≥ 5 000 € HT, attestation de vigilance URSSAF du sous-traitant — à renouveler tous les 6 mois. Devoir de vigilance du donneur d'ordre (art. L. 8222-1 à L. 8222-5 CT). À combiner avec la vérification de la liste nominative des salariés étrangers du sous-traitant.
• 9. Liste nominative des salariés étrangers du sous-traitant Liste à demander tous les 6 mois au sous-traitant, mentionnant pour chaque salarié étranger nom, nationalité, type et numéro de titre, date de validité. Obligation depuis 2017 — renforcée par la loi du 26 janvier 2024. L'absence de cette liste engage la responsabilité solidaire du donneur d'ordre.
• 10. Justificatif de paiement des cotisations sociales Bordereau récapitulatif de cotisations (BRC) ou attestation de paiement URSSAF à jour. Document délivré par l'URSSAF en ligne (compte employeur). À présenter pour les 12 derniers mois.
• 11. Registre des accidents du travail bénins (si applicable) Tenu sur autorisation de la CARSAT/CRAMIF. Mentions de tous les accidents n'ayant entraîné ni arrêt ni soins médicaux. À présenter en cas de contrôle conjoint URSSAF / inspection du travail. Conservation 5 ans.

Pendant le contrôle — réflexes à adopter

Les 4 réflexes Izypaper à connaître quand l'inspecteur se présente.

1. Accueillir et identifier. Vérifier la carte professionnelle de l'inspecteur, noter le numéro et l'objet de la mission.
2. Désigner un interlocuteur unique. Le dirigeant ou le DRH — il centralise les demandes et signe les procès-verbaux.
3. Présenter, ne pas remettre. Les pièces sont présentées sur place ; les copies sont remises uniquement après accord.
4. Demander un délai si besoin. Pour les pièces non immédiatement disponibles, demander un délai raisonnable acté au PV.

Conseil Izypaper.

Pour aller plus loin

Cette checklist se combine avec les autres modèles opérationnels Izypaper pour constituer une chaîne complète de preuve :

• Registre des salariés étrangers — fichier Excel maître, une ligne par collaborateur.
• Tableau de bord renouvellements — alertes automatiques J-90/60/30 avant expiration des titres.
• Suivi audit trail — journal horodaté des vérifications téléservice et OFII.
• Calculateur coût de rupture du droit au travail — chiffrer l'enjeu d'une rupture évitée.

Tous ces modèles sont disponibles gratuitement sur izypaper.com/modeles.